Políticas, Términos y Condiciones

Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

De acuerdo a la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas y jurisprudencia concordante, los datos personales deben contar con especial protección y las entidades públicas y/o privadas deben velar por salvaguardar los derechos del personal que se encuentre dentro de sus bases de datos como trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores, generando el manejo adecuado y el debido control con el que debe contar cada una de ellas. CEINFES S.A.S. en aras de cumplir con los mandatos constitucionales y demás normas consagradas en el tratamiento de datos personales, todos y cada uno de los titulares de datos personales tienen el derecho a conocer la información que de ellos aparece en las bases de datos, así mismo, tienen el derecho y deber de actualizar los datos cuando sea necesario, generando que toda la información contenida en ellas sea real y veraz.

Con todos y cada uno de los datos contenidos en las bases de datos se dará el uso correcto evitando que terceros no autorizados tengan acceso a los mismos los cuales pueden vulnerar, alterar, publicar y/o destruir la información que allí reposa, por tal motivo CEINFES S.A.S. tiene implementados protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, los cuales protegen toda la información allí contenida.

1. Ámbito de aplicación

Las disposiciones contenidas en la presente política de tratamiento de datos personales serán aplicables a todos y cada uno de los datos personales de trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores, que se encuentren registrados en las bases de datos de la sociedad CEINFES S.A.S. y le será aplicable la Ley Colombiana.

2. Responsables del tratamiento de datos personales

Será responsable del tratamiento de los datos personales, CEINFES S.A.S., representada legalmente por el señor HAROLD YESID PERDOMO PUENTES, identificada con NIT 900.675.179 – 0, con domicilio en la ciudad de Bogotá, en la Calle 52 No. 22 – 05, de la ciudad de Bogotá D.C., con correo electrónico [email protected], quien a través de sus colaboradores delegará el cuidado y buen manejo de las bases de datos que se encuentran en su poder, generando que cada dato que ingrese o salga de los archivos de la compañía salvaguarde los derechos constitucionales y sean tratados conforme lo establecen las normas especiales sobre el tratamiento de los datos personales.

3. Principios

Los principios orientadores de la presente Política de Protección de Datos Personales, serán los consagrados en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales.
• Principio de seguridad: La información se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. Titulares de los derechos de protección de datos personales

Serán titulares de los derechos de protección de datos personales los trabajadores, colaboradores, clientes, proveedores, usuarios y demás personal que se encuentre vinculado por algún motivo con CEINFES S.A.S., los cuales al encontrarse registrados en las bases de datos de la compañía, automáticamente adquieren especial protección.

5. Derechos de los titulares

Los titulares gozan de los derechos consagrados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable o Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Deberes de CEINFES S.A.S.

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 17, consagra los deberes de los responsables del tratamiento de los datos personales. CEINFES S.A.S. tendrá como deberes los siguientes:

1. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
3. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
4. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
5. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
7. Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
9. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
10. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos.
11. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
12. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
13. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
14. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
15. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
16. Trabaja con nosotros

7. Datos correspondientes a menores de edad

Los niños, niñas y adolescentes son sujetos que deben contar con especial protección conforme lo establece la Constitución Política de Colombia y demás normas nacionales e internacionales concordantes. Los datos de niños, niñas y adolescentes que se encuentren en las bases de datos de CEINFES S.A.S. solo serán usados bajo la autorización de los tutores, padres de familia o representantes legales. Los datos suministrados serán manejados con total cuidado, teniendo solamente fines lícitos y garantizando la protección del interés general de los menores y sus derechos fundamentales.

8. Autorización para el tratamiento de los datos personales

CEINFES S.A.S. solicitará el consentimiento previo, libre, expreso y autónomo del titular para el tratamiento de los datos. La autorización se podrá obtener por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular. El artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 consagra casos en los cuales no es requerida la autorización del titular:

1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
2. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Datos de naturaleza pública.
5. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Los datos personales se mantendrán en las bases de datos de CEINFES S.A.S. durante el tiempo en el que los mismos sean usados para los fines señalados, tiempo equivalente a las vigencias contractuales, laborales o de cualquier otro tipo existentes entre CEINFES S.A.S. y sus trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores.

9. Políticas internas de CEINFES S.A.S.

1. CEINFES S.A.S. por ningún motivo enviará o dará a conocer la información contenida en sus bases de datos a personal no autorizado expresamente.
2. CEINFES S.A.S. tendrá a disposición de sus trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores la consulta de sus datos personales, la política de seguridad, los procedimientos para la recolección, almacenamiento y el uso de datos.
3. A partir de la suscripción de cualquier documento vinculante, CEINFES S.A.S. tendrá el deber de almacenar y salvaguardar en sus bases de datos toda la información relacionada con el personal.
4. CEINFES S.A.S. a través del personal encargado se mantendrá actualizado conforme la normatividad que sea expedida.
5. En el caso en el que se presente alguna irregularidad con los datos personales, CEINFES S.A.S. implementará las medidas necesarias para salvaguardar los derechos de cada uno de ellos.
6. CEINFES S.A.S. dará respuesta en un término de quince (15) días hábiles a las peticiones, reclamos y consultas que hayan sido debidamente presentadas.
7. CEINFES S.A.S. mantendrá actualizados los sistemas de seguridad que protegen las bases de datos.
8. Únicamente el personal debidamente autorizado hará uso y le dará el correcto manejo a las bases de datos.
9. CEINFES S.A.S. mantendrá actualizada toda la información correspondiente a los titulares de los derechos.
10. CEINFES S.A.S. velará especialmente por la protección de la información de los menores de edad que se encuentra contenida en sus bases de datos.
11. En desarrollo de su objeto social, CEINFES S.A.S. hará uso de toda la información que se encuentre guardada en sus bases de datos previa autorización del titular o en los casos en los cuales la norma lo dicte expresamente.

10. Tratamiento y finalidad

CEINFES S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales suministrados por trabajadores, clientes, usuarios, proveedores y/o colaboradores según las políticas establecidas por dicha sociedad y de acuerdo a la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas y jurisprudencia concordante. CEINFES S.A.S. se compromete a manejarlos con total cuidado, teniendo solamente fines lícitos y garantizando la protección del interés general y sus derechos fundamentales.

11. Delegado de protección de datos

CEINFES S.A.S. designa como delegado de protección de datos a NADAD ELISEO LINARES VÁSQUEZ, identificado con cédula de ciudadanía número 80.051.564.

12. Canales de atención

CEINFES S.A.S. tiene implementado un manual en el cual se indica a los titulares de los datos personales cómo pueden realizar solicitudes de peticiones, consultas y/o reclamos. A continuación se relacionan los canales de atención:

• Dirección física: Calle 52 No. 22 – 05, Bogotá D.C.
• Correo electrónico: [email protected]

CEINFES S.A.S. cuenta con un término de quince (15) días hábiles para emitir respuesta a las peticiones, consultas y/o reclamos. Las respuestas se pueden generar por medio físico y/o electrónico.

NOTA: Las generalidades para la protección de datos personales se encuentran contenidas en la Ley 1581 de 2012, para mayor información consulte dicha norma. La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación.